WKA gegevens, of voluit de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA), zijn van belang wanneer verschillende onderaannemers samenwerken, bijvoorbeeld op een bouwplaats. Deze wet bepaalt dat hoofdaannemers aansprakelijk worden gesteld voor onbetaalde belastingen, loonheffingen en sociale premies van hun onderaannemers en voorkomt daarmee dat werknemers de dupe worden van niet-betaalde loonheffingen en premies. Dit betekent dat hoofdaannemers ook verantwoordelijk kunnen zijn voor het naleven van fiscale verplichtingen door partijen lager in de keten. Zogezegd geldt dus de regel: wie werk uitbesteedt, blijft verantwoordelijk voor naleving van fiscale verplichtingen in de hele WKA-keten.
In deze blog ontdek je wat WKA gegevens precies zijn, het belang van deze WKA gegevens en hoe toegangscontrole helpt bij het beheren ervan.
Wat zijn WKA gegevens?
WKA-gegevens zijn bedoeld om aannemers zekerheid te bieden dat zij samenwerken met betrouwbare onderaannemers. Volgens de regels van de keten aansprakelijkheid (Wet Ketenaansprakelijkheid) blijft de hoofdaannemer namelijk verantwoordelijk voor de belastingen en premies van partijen lager in de keten. Vooral bij grote projecten met meerdere onderaannemers kan de administratie snel complex worden. Om overzicht te houden en boetes te voorkomen, kan een onderaannemer of inlener bij de Belastingdienst een WKA-verklaring aanvragen. Wanneer er geen openstaande vorderingen zijn, wordt een zogenoemde schone verklaring afgegeven die drie maanden geldig is.
De WKA-verklaring en bijbehorende administratieve gegevens zijn van belang in de volgende situaties:
Situaties waarbij met aannemers, inleners en projectleiders wordt gewerkt.
Maar wat is WKA inhoudelijk nu precies? De gegevens bestaan uit wettelijk verplichte documenten en gegevens die de hoofdverantwoordelijke dient aan te leveren. Wanneer deze administratie goed op orde is kunnen boetes voorkomen worden. Denk aan gegevens zoals:
Identificatie van medewerkers (NAW-gegevens, BSN).
Certificaten (CPI certificaat, VCA of A1-verklaring).
Registratie van gewerkte uren en dagen.
Betaalde loonheffingen en premies.
Kopieën van loon- en urenadministratie.
Facturen en betalingsbewijzen van onderaannemers.
Hoe toegangscontrole helpt bij het beheren van WKA-gegevens
Toegangscontrolesystemen, zoals mobiele tourniquets [link], slagbomen [link] of containerunits [link] met geïntegreerde toegangscontrole, spelen niet alleen een rol bij het regelen van de toegang, maar helpen ook bij het registreren van bovenstaande personeelsgegevens. Deze registraties maken het makkelijker om de WKA gegevens juist aan te leveren en zo de verplichtingen na te komen.
De belangrijkste voordelen van toegangscontrole voor WKA-beheer zijn onder andere real-time personeelsregistratie, inzicht in onderaannemers en koppeling met beveiligingssystemen zoals Bouwpas.
Belang van het bijhouden van WKA gegevens
Je zou administratie kunnen beschrijven als belangrijkste WKA betekenis. Een juiste en up-to-date administratie voorkomt namelijk dat hoofdaannemers of opdrachtgevers aansprakelijk worden gesteld voor fouten van anderen in de keten. Het zorgvuldig documenteren van WKA-informatie maakt tijdig ingrijpen mogelijk als blijkt dat een onderaannemer niet voldoet aan zijn verplichtingen. Daarmee bescherm je je organisatie én de mensen die er werken.
Dit geldt voornamelijk voor sectoren waar veel werk wordt uitbesteed, logistieke partijen worden ingehuurd of tijdelijke krachten actief zijn, zoals bij tijdelijke evenementen, distributiecentra of facilitaire diensten in de zorg.
WKA gegevens correct aanleveren is van groot belang om risico’s op boetes en aansprakelijkheid te voorkomen
Keten aansprakelijkheid op bouwplaatsen én daarbuiten
De bouwsector is het bekendste voorbeeld van waar keten aansprakelijkheid een grote rol speelt, omdat hier vaak met veel verschillende partijen wordt samengewerkt.
Op bouwplaatsen is het aannemers risico groot door de hoeveelheid ZZP’ers en tijdelijke krachten, wat zorgt voor een lange keten aansprakelijkheid en daarmee een grote kans op fouten. Een goede administratie van WKA gegevens is daarom onmisbaar om juridische problemen te voorkomen. Een sluitende registratie om inzichtelijk te houden van wie er werkt en onder welke voorwaarden is van groot belang om deze administratie bij te houden.
Is een WKA-verklaring verplicht?
Een WKA is niet verplicht, maar zeker relevant om te hebben. Voornamelijk bij grote opdrachten met een lange keten aansprakelijkheid kan een hoofdaannemer de uitlener vragen een WKA-verklaring af te geven.
Want wat gebeurt er dan als je géén WKA-verklaring hebt of de gegevens niet op orde zijn? De kans bestaat dat opdrachtgevers je links laten liggen,omdat je minder betrouwbaar overkomt. Je komt mogelijk dus moeilijker aan opdrachten of je reputatie als werkgever kan schade oplopen. Daarnaast kan het leiden tot financiële sancties, een situatie die je zeker wilt voorkomen.
G-rekening als extra risicobeperking
De hoofdaannemer is niet alleen aansprakelijk voor zijn eigen personeel, maar ook voor de loonheffingen van de onderaannemers die hij inhuurt. Hetzelfde geldt voor alle schakels in de keten. Als één schakel in de keten zijn loonheffingen niet betaalt, kan elke bovenliggende schakel, inclusief de hoofdaannemer, aansprakelijk worden gesteld. Daarom is het van groot belang dat de administratie van WKA gegevens op orde is en dat er heldere afspraken worden gemaakt over wie welke verantwoordelijkheden draagt.
Dit geldt zowel voor bouwplaatsen als ook voor andere sectoren waar werk wordt uitbesteed. Het goed aanleveren van WKA gegevens is dus cruciaal. Aannemers kunnen hun risico’s verminderen door te werken met g-rekeningen, waarbij een deel van de loonkosten van de onderaannemer op een geblokkeerde rekening wordt gestort.
Praktische tips voor het aanleveren van WKA-gegevens
Een gestructureerde administratie is de sleutel tot naleving van de wet. Let daarom op de volgende punten:
Controleer of onderaannemers correct staan ingeschreven bij de KvK.
Vraag om identiteitsbewijzen van medewerkers en controleer deze.
Gebruik digitale tools zoals Bouwpas, KYP Project of andere projectsoftware om gegevens overzichtelijk bij te houden.
Maak duidelijke afspraken over facturering en betaling om misverstanden te voorkomen.
De Wet Ketenaansprakelijkheid draait niet alleen om regels, maar om vertrouwen in de hele keten
Controle over WKA-gegevens door toegangscontrole van Geran Access Products BV
Bij Geran Access Products BV helpen we bedrijven om grip te houden op hun WKA-verplichtingen via slimme toegangscontrole-oplossingen. Onze systemen kunnen met vrijwel elk toegangscontrolesysteem communiceren, zo lang deze een potentiaal vrij contact afgeeft. De data van toegangscontrolesystemen kan worden gekoppeld aan WKA-administraties zodat naleving eenvoudiger wordt.
Wil je weten hoe onze oplossingen jouw organisatie kunnen ondersteunen bij het beheren van WKA-gegevens?
Neem contact op met onze specialisten via onderstaand formulier of bekijk onze tijdelijke oplossingen.
Neem contact met ons op
Vul onderstaand formulier in en wij nemen z.s.m. contact met u op.
